- Arbete och karriär
- Steg för steg
Personligt brev - så skriver du det steg för steg
Så skriver du ett personligt brev: läs annonsen, välj dina exempel och skriv inledning, mittdel och avslutning på en sida. Med exempel och vanliga misstag.
Ett personligt brev ska rymmas på en A4-sida och svara på två frågor: varför du vill ha just det här jobbet och varför du passar för det. Det skrivs för en viss annons, inte för alla arbetsgivare på en gång. Nedan går vi igenom hur du gör, från annonsen till ett färdigt brev.
Vad ett personligt brev ska innehålla
Brevet svarar på tre saker. Varför du söker den här tjänsten hos den här arbetsgivaren, vad du kan bidra med i arbetet och hur du är som kollega. Det sista visar du bäst genom vad du har gjort, inte genom att beskriva dig själv med adjektiv.
CV:t och brevet gör olika saker. CV:t listar vad du har gjort och när: utbildningar, anställningar och kunskaper. Brevet väljer ut två eller tre av de sakerna och berättar varför de spelar roll för den tjänst du söker. Står något redan i CV:t behöver du inte upprepa det, bara använda det.
Innan du skriver: läs annonsen
Läs annonsen två gånger och skriv upp vad arbetsgivaren ber om. Skilj på det som är krav och det som är meriterande. Ett skall-krav är något du måste ha för att komma ifråga, till exempel en viss utbildning eller ett körkort. Meriterande betyder att det är ett plus om du har det, men att du kan få jobbet ändå.
Notera också vilka ord arbetsgivaren använder. Står det “kundmöten” i annonsen är det bättre att skriva kundmöten än att hitta ett eget ord för samma sak. Den som läser ska kunna se direkt att du har förstått vad jobbet går ut på.
Läs sedan på om arbetsgivaren. Titta på webbplatsen, vad verksamheten gör och vad den säger om sig själv. Det ger dig underlag till en mening om varför du vill arbeta just där, och den meningen är svår att skriva utan att ha läst.
Steg för steg
Här är de fem stegen från anteckningarna till ett färdigt brev. Exemplen väljer du först, eftersom resten av brevet bygger på dem.
Steg 1: Välj två eller tre exempel
Gå igenom listan med krav och leta efter situationer där du har gjort just det. De kan komma från jobb, studier, praktik eller föreningsliv. Ett exempel ska ha en situation, något du gjorde och ett resultat. “Jag ansvarade för schemat för tolv personer under sommaren” säger mer än “jag är strukturerad”.
Välj de exempel som träffar kraven bäst, inte de som låter mest imponerande. Två starka exempel räcker. Fler än tre gör brevet för långt.
Steg 2: Skriv inledningen
Börja med en hälsning, gärna med namn om annonsen anger en kontaktperson. Skriv sedan vilken tjänst du söker och en mening om varför. Hoppa över “Jag heter … och är … år”. Namnet står redan i ansökan, och åldern säger inget om hur du skulle göra jobbet.
Steg 3: Skriv mittdelen
Ge varje exempel ett eget stycke. Beskriv kort situationen, vad du gjorde och vad det ledde till. Avsluta stycket med hur det hänger ihop med tjänsten, så att läsaren inte behöver dra slutsatsen själv.
Steg 4: Skriv avslutningen
Sammanfatta med en mening vad du tar med dig till jobbet och skriv att du gärna kommer på en intervju. Frågar ansökningsformuläret inte efter kontaktuppgifter, lägg till telefonnummer och e-postadress under ditt namn.
Steg 5: Korta och korrekturläs
Korta tills brevet ryms på en sida. Läs det högt, eftersom det avslöjar krånglig meningsbyggnad och upprepningar. Kontrollera till sist arbetsgivarens namn och tjänstens titel, särskilt om du har utgått från ett brev du skrev till någon annan.
Innan du skickar brevet
Ett exempel
Exemplet nedan visar hur stegen blir ett brev. Personen, arbetsgivaren och annonsen är påhittade. Annonsen söker en kundtjänstmedarbetare till ett energibolag. Kraven är gymnasieexamen och erfarenhet av kundkontakt, och det är meriterande att ha arbetat med ärendesystem.
Hej Karin,
Jag söker tjänsten som kundtjänstmedarbetare hos Norrljus Energi. Jag har arbetat med kunder i tre år och vill nu göra det i en verksamhet där frågorna kräver att man sätter sig in i kundens situation, och det gör frågor om elavtal och fakturor.
På Stadsbiblioteket i Umeå har jag de senaste två åren tagit emot låntagare i informationsdisken och i telefon, ungefär 60 samtal en vanlig dag. Många ringer för att något har gått fel, till exempel en avgift de inte förstår. Jag har lärt mig att först ta reda på vad som faktiskt har hänt och sedan förklara det utan facktermer. Det är samma sak ni beskriver i annonsen när ni skriver att kunden ska förstå sin faktura.
Under samma tid var jag med när biblioteket bytte ärendesystem. Jag skrev en lathund till kollegorna och höll i två korta genomgångar. Efter ett par veckor använde alla i disken det nya systemet för att logga ärenden.
Jag tror att min vana att förklara regler för människor som är irriterade eller oroliga skulle komma till nytta hos er. Jag berättar gärna mer på en intervju.
Vänliga hälsningar
Sara Lind
070-000 00 00, sara.lind@example.se
Inledningen säger vilken tjänst det gäller och varför. Andra stycket svarar mot kravet på kundkontakt och tredje stycket mot det meriterande ärendesystemet. Avslutningen är två meningar.
Så ska brevet se ut
En A4-sida är riktmärket hos både fackförbund och Arbetsförmedlingen. Vision rekommenderar tre till fyra stycken på ungefär sju rader vardera. Akavia anger ungefär 2 000 till 3 000 tecken och en brödtext i storlek 11 eller 12. Det är råd, inte regler, men ett brev som följer dem blir lätt att läsa.
Använd ett vanligt typsnitt och luft mellan styckena. Arbetsförmedlingen råder dig att spara texten som Word eller PDF så att den kan läsas rätt. PDF behåller utseendet oavsett vilket program mottagaren använder, så välj det om annonsen inte säger något annat. Ge filen ett namn med ditt namn i, till exempel “Sara Lind personligt brev.pdf”.
Vanliga misstag
Det vanligaste misstaget är ett allmänt brev som skickas till många arbetsgivare. Det märks, eftersom det inte svarar på något i annonsen. Ett annat är att skriva om CV:t i löpande text, så att läsaren får samma information två gånger.
Tomma adjektiv som “driven”, “flexibel” och “social” övertygar inte utan ett exempel bakom. Visa det i stället. Andra misstag är fel namn på arbetsgivaren, ett brev som är längre än en sida och stavfel i första meningen.
Kan man använda AI för att skriva brevet
AI kan hjälpa till med struktur, språk och att korta en text som har blivit för lång. Exemplen måste däremot vara dina egna och sanna, eftersom du ska kunna berätta om dem på en intervju. Arbetsförmedlingen råder dig att alltid läsa igenom förslagen du får och göra texten till din egen.
Läs också annonsen och ansökningsinstruktionerna, eftersom en del arbetsgivare skriver vad de tycker om AI i ansökan. En text som ingen har anpassat till tjänsten blir lika allmän som vilket annat allmänt brev som helst, oavsett hur den har skrivits.
Relaterade frågor
Har du redan ett jobb och fått ett erbjudande, kontrollera hur lång uppsägningstid du har innan du lovar ett startdatum. Hur du sedan lämnar det gamla jobbet står i guiden om att säga upp sig. Fler guider om jobbsök, anställning och lön finns under arbete och karriär.